Quelques astuces pour la planification d’événement professionnel

Planifier un évènement professionnel peut parfois être un véritable casse-tête, surtout si vous n’êtes pas très bien organisé. Qu’il s’agisse d’une conférence annuelle ou d’un quelconque évènement d’entreprise, cela demande toujours la prise d’innombrables décisions afin de garantir aux collaborateurs de passer de bons moments, mais également une ambiance conviviale avec surtout une dégustation savoureuse.

Découvrez en quelques étapes, un guide de planification et d’exécution d’un événement professionnel.

La planification budgétaire

C’est l’une des étapes les plus importantes dans l’organisation de votre évènement. Si vous maitrisez votre budget, vous saurez gérer votre programme avec une bonne organisation. En tant que planificateur de l’évènement, demandez-vous quel montant en argent aurez-vous besoin pour la conférence, ou la rencontre professionnelle. Mais, notez également qu’une partie importante de votre budget sera surtout consacrée à réservation de la salle et à la restauration.

Liste de choses à faire

Créer votre liste de choses à faire peut vous aider avec notamment une suivie par étape de vos différents besoins. Prenez un stylo et un papier, ou optez pour les applications de gestion des tâches et notez chaque détail ou besoin particulier dans votre liste. Cela vous permettra de bien maitriser la démarche à suivre dans l’organisation de votre évènement. Si vous avez besoin d’aide, vous pourrez surtout engager très tôt un traiteur professionnel et lui déléguer certaines tâches particulières. Cela vous éviterait surtout certaines mauvaises surprises.

Choisir un lieu pour l’évènement

Le lieu est très important, et le choix dépend de certains critères spécifiques. Il conviendra tout d’abord d’établir une liste d’invités et d’évaluer le nombre exact. Évaluez aussi la nature de votre évènement, à savoir s’il s’agit d’un atelier, d’une assemblée ou d’un gala. Il est aussi important de choisir un endroit qui convient confortablement à tous vos invités et qui se trouve à proximité de l’hôtel des personnalités de l’évènement. Mais surtout, choisissez un lieu qui correspond à l’objectif de votre événement.

La partie invitation

Cette partie semble la plus simple car dans la plupart des événements professionnels, la liste des invités est souvent établie ou connue à l’avance. Toutefois, il convient de toujours bien examiner votre liste, et vous assurer que les personnalités soient bien informées à temps. Vous avez le choix pour l’invitation papier (classique) ; mais vous pouvez surtout opter pour l’invitation électronique qui est la tendance actuelle.

Décider du menu

C’est la partie à ne surtout pas négliger. La dégustation occupe une place très importante dans les évènements professionnels. Le mieux à faire, c’est d’engager les services d’un traiteur professionnel. En effet, en recrutant un traiteur pro, vous vous facilitez considérablement la planification de votre événement. Vous pouvez dans ce cas déléguer beaucoup de tâches au traiteur, comme la location de la salle. Un traiteur expérimenté saura vous orienter dans votre planification culinaire, avec un menu spécifique pour les invités.

Il est toutefois nécessaire de bien choisir un traiteur professionnel, une équipe expérimentée dans la préparation de menus de réception, avec une variété d’autres options de services culinaires comme le buffet, le dîner, un cocktail spécial et un service de livraison maitrisé.

Votre traiteur expérimenté Évasion Gourmande, est toujours prêt à vous accompagner dans l’organisation de votre évènement professionnel avec son équipe de chefs. Assurez un service de restauration exceptionnel avec votre traiteur évènementiel à Paris !